Dobra umowa nie jest potrzebna wtedy, gdy współpraca przebiega idealnie. Jej prawdziwa wartość ujawnia się dopiero wtedy, gdy kontrahent przestaje płacić, dostawa się opóźnia, projekt nie zostaje wykonany zgodnie z ustaleniami albo jedna ze stron chce wcześniej zakończyć współpracę.

W praktyce wiele problemów przedsiębiorców nie wynika z braku umowy, ale z tego, że została przygotowana zbyt ogólnie, podpisana bez sprawdzenia drugiej strony albo nie przewiduje scenariusza, który rzeczywiście wystąpił.

Kilka pozornie drobnych zaniedbań może zdecydować o tym, czy firma szybko odzyska należność i zakończy nieudaną współpracę, czy będzie przez kolejne miesiące prowadzić kosztowny spór.

Poniżej przedstawiamy pięć częstych błędów pojawiających się przy zawieraniu umów B2B oraz sposoby na ograniczenie związanego z nimi ryzyka.

1. Podpisanie umowy bez sprawdzenia kontrahenta i jego reprezentacji

Pierwszy błąd pojawia się jeszcze zanim strony rozpoczną negocjowanie poszczególnych paragrafów.

Przedsiębiorcy często bardzo dokładnie analizują cenę, termin realizacji i zakres usługi, a znacznie mniej uwagi poświęcają odpowiedzi na podstawowe pytanie:

z kim właściwie podpisujemy umowę i czy ta osoba ma prawo ją podpisać?

Ma to szczególne znaczenie przy spółkach.

Nie wystarczy wiedzieć, że firma działa pod określoną nazwą i posiada atrakcyjną stronę internetową. Przed zawarciem ważniejszego kontraktu warto sprawdzić jej aktualne dane rejestrowe.

Co sprawdzić w KRS lub CEIDG przed zawarciem umowy?

Zakres weryfikacji powinien odpowiadać wartości i znaczeniu planowanej współpracy.

W podstawowym zakresie warto sprawdzić:

• czy przedsiębiorca rzeczywiście istnieje,
• jaki posiada numer KRS, NIP lub REGON,
• kto jest uprawniony do reprezentowania spółki,
• czy reprezentacja jest samodzielna, czy łączna,
• czy ujawniono informacje dotyczące likwidacji lub innych istotnych zmian,
• czy dane zawarte w umowie odpowiadają danym rejestrowym.

Szczególnej uwagi wymaga sposób reprezentacji.

Jeżeli z KRS wynika, że do składania oświadczeń potrzebne jest współdziałanie dwóch członków zarządu, podpis jednego członka nie powinien być traktowany tak samo jak prawidłowa reprezentacja spółki.

Stanowisko w firmie nie zawsze oznacza prawo do podpisania kontraktu

W praktyce umowy podpisują nie tylko członkowie zarządów, ale również dyrektorzy handlowi, kierownicy projektów, pracownicy działów zakupów czy inne osoby działające na podstawie pełnomocnictwa.

Sama nazwa stanowiska nie przesądza jednak o zakresie umocowania.

Jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik, warto ustalić:

• kto udzielił pełnomocnictwa,
• czy osoba udzielająca go sama była do tego uprawniona,
• jaki jest zakres pełnomocnictwa,
• czy obejmuje konkretny typ czynności,
• czy istnieją ograniczenia kwotowe,
• czy zachowano właściwą formę.

Przykładowo pełnomocnictwo do zawierania umów do wartości 100 000 zł nie powinno być automatycznie traktowane jako wystarczające do podpisania kontraktu wartego 600 000 zł.

Co się dzieje, gdy umowę podpisuje osoba bez umocowania?

Nie należy upraszczać tej sytuacji do stwierdzenia, że każda taka umowa jest automatycznie nieważna.

Jeżeli osoba zawiera umowę jako pełnomocnik, nie posiadając umocowania albo przekraczając jego zakres, zastosowanie może znaleźć art. 103 Kodeksu cywilnego. Skuteczność umowy zależy wtedy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu została zawarta.

Dla przedsiębiorcy oznacza to niepotrzebną niepewność dokładnie w momencie, w którym może już istnieć spór.

Dlatego reprezentację najlepiej sprawdzić przed podpisaniem dokumentu, a nie dopiero przed skierowaniem pozwu do sądu.

2. Niejasne zasady wynagrodzenia, fakturowania i terminów płatności

Umowa może bardzo precyzyjnie opisywać przedmiot współpracy, ale jeśli strony inaczej rozumieją zasady rozliczenia, konflikt jest często tylko kwestią czasu.

Postanowienia finansowe powinny umożliwiać jednoznaczną odpowiedź na kilka pytań:

Ile należy zapłacić? Za co? Kiedy? Na podstawie jakiego dokumentu? Czy cena może się zmienić?

Cena powinna być możliwa do ustalenia

Nie zawsze trzeba wpisywać do umowy jedną niezmienną kwotę.

Wynagrodzenie może zależeć między innymi od:

• liczby wykonanych godzin,
• liczby dostarczonych produktów,
• etapów projektu,
• cennika stanowiącego załącznik,
• określonego wskaźnika,
• zakresu faktycznie wykonanych prac.

Najważniejsze jest to, aby strony wiedziały w jaki sposób można ustalić należne wynagrodzenie.

Niebezpieczne są sformułowania pozostawiające zbyt dużo przestrzeni do późniejszej interpretacji, przykładowo:

„cena zostanie uzgodniona na dalszym etapie”

albo:

„dodatkowe prace będą rozliczane według aktualnej stawki wykonawcy”.

Jeżeli dodatkowe prace są możliwe, warto od razu określić sposób ich zamawiania oraz wyceny.

Netto czy brutto to nie wszystko

W umowach B2B cena jest często oznaczana jako kwota netto powiększona o należny VAT.

Nie kończy to jednak problemu kosztów.

W zależności od rodzaju kontraktu należy również określić, kto ponosi koszty:

• transportu,
• ubezpieczenia,
• materiałów,
• noclegów i podróży,
• licencji,
• usług podwykonawców,
• dodatkowych prac,
• opłat administracyjnych.

Jeżeli strony nie zrobią tego na początku, problem często pojawia się dopiero przy pierwszej fakturze.

Termin płatności musi mieć punkt początkowy

Sformułowanie:

„płatność w terminie 30 dni”

jest gorsze od:

„płatność w terminie 30 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury”.

Jeszcze inny skutek może mieć termin liczony od podpisania protokołu odbioru.

Ważne jest więc nie tylko wskazanie liczby dni, ale również określenie zdarzenia rozpoczynającego bieg terminu.

Przy transakcjach handlowych trzeba dodatkowo uwzględniać przepisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Zasada dotycząca 60 dni posiada wyjątki i zależy między innymi od statusu stron; nie można więc sprowadzać jej do ogólnej reguły, że każda umowa B2B może przewidywać maksymalnie określony, identyczny termin.

Długi kontrakt bez waloryzacji może przestać być opłacalny

Przy współpracy trwającej kilka lat stała cena może stać się problemem.

Zmienić mogą się:

• ceny energii,
• wynagrodzenia,
• ceny materiałów,
• koszty transportu,
• kursy walut,
• inne koszty prowadzenia działalności.

Dlatego przy długoterminowych kontraktach warto zastanowić się nad mechanizmem waloryzacji.

Może być on powiązany przykładowo z określonym wskaźnikiem GUS albo innym mierzalnym parametrem odpowiadającym charakterowi współpracy.

Kluczowe jest dokładne określenie:

• kiedy waloryzacja następuje,
• jaki wskaźnik jest stosowany,
• z jakiego okresu pochodzi,
• czy istnieje maksymalny poziom zmiany,
• czy mechanizm działa w obie strony.

3. Brak odpowiednich zabezpieczeń na wypadek niewykonania umowy

Wielu przedsiębiorców negocjuje kontrakt w przekonaniu, że skoro obie strony chcą współpracować, nie ma potrzeby rozbudowywania części dotyczącej naruszeń.

Problem w tym, że właśnie ta część może być najważniejsza, gdy współpraca przestanie przebiegać zgodnie z planem.

Kara umowna – skuteczne narzędzie, ale nie do wszystkiego

Kara umowna pozwala wcześniej określić konsekwencje niewykonania albo nienależytego wykonania określonych obowiązków.

W polskim prawie występuje jednak bardzo ważne ograniczenie:

kara umowna dotyczy zobowiązań niepieniężnych.

Może więc zabezpieczać przykładowo:

• termin dostawy,
• wykonanie określonego etapu prac,
• zachowanie poufności,
• zakaz konkurencji,
• obowiązek zwrotu dokumentów,
• usunięcie wad w określonym terminie.

Nie należy natomiast konstruować kary umownej po prostu za niezapłacenie faktury. W przypadku opóźnienia w świadczeniu pieniężnym podstawowym instrumentem są odsetki oraz inne przewidziane prawem konsekwencje opóźnienia.

Jak sformułować karę umowną?

Klauzula powinna jasno wskazywać:

• jakie naruszenie powoduje naliczenie kary,
• w jakiej wysokości jest ona naliczana,
• czy jest jednorazowa czy naliczana za określony czas,
• jaki jest ewentualny limit,
• czy można dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość kary.

Zgodnie z art. 484 k.c. możliwość dochodzenia ponad karę odszkodowania przekraczającego jej wysokość powinna wynikać z ustaleń stron.

Trzeba również pamiętać, że rażąco wygórowana kara może zostać zmniejszona przez sąd.

Poufność powinna być opisana konkretnie

Samo zdanie:

„strony zobowiązują się zachować poufność”

może okazać się zbyt mało praktyczne.

Dobra klauzula poufności powinna określać między innymi:

• co strony uznają za informacje poufne,
• jakie informacje są wyłączone spod ochrony,
• kto może uzyskać do nich dostęp,
• w jakim celu mogą być wykorzystywane,
• jak długo obowiązuje poufność,
• co dzieje się z dokumentami po zakończeniu współpracy,
• jakie są konsekwencje naruszenia obowiązku.

W przedsiębiorstwach szczególne znaczenie mogą mieć cenniki, dane klientów, know-how, kod źródłowy, dokumentacja techniczna czy informacje dotyczące planowanych inwestycji.

Nie każda umowa potrzebuje wszystkich możliwych zabezpieczeń

Zasada „im więcej zabezpieczeń, tym lepiej” nie zawsze prowadzi do dobrej umowy.

Zabezpieczenie powinno odpowiadać rzeczywistemu ryzyku.

W zależności od transakcji warto rozważyć przykładowo:

• zaliczkę,
• gwarancję,
• poręczenie,
• zastaw,
• przewłaszczenie na zabezpieczenie,
• zatrzymanie części wynagrodzenia,
• odpowiednio skonstruowane kary umowne.

Innego poziomu zabezpieczeń wymaga jednorazowe zamówienie o wartości kilku tysięcy złotych, a innego wieloletni kontrakt mający kluczowe znaczenie dla działalności firmy.

4. Brak jasnych zasad zakończenia współpracy i rozwiązywania sporów

Przedsiębiorcy bardzo dokładnie opisują rozpoczęcie współpracy, a znacznie rzadziej zastanawiają się nad tym, jak będzie można ją zakończyć.

Tymczasem dobra umowa powinna odpowiadać również na pytanie:

co zrobimy, jeśli za pół roku przestaniemy chcieć ze sobą współpracować?

Czas określony czy nieokreślony?

Już na początku trzeba jasno ustalić charakter umowy.

Jeżeli współpraca jest zawierana na czas określony, należy ustalić również możliwość jej wcześniejszego zakończenia.

W kontrakcie można wskazać sytuacje takie jak:

• istotne naruszenie umowy,
• wielokrotne opóźnienia,
• naruszenie poufności,
• utrata wymaganych zezwoleń,
• niewykonanie kluczowego etapu projektu,
• określone problemy finansowe kontrahenta.

Zamiast samego sformułowania „z ważnych powodów” często lepiej wskazać przynajmniej przykładowy katalog sytuacji uznawanych przez strony za ważną przyczynę.

Trzeba uregulować to, co dzieje się po rozwiązaniu umowy

Zakończenie współpracy nie powoduje automatycznie, że wszystkie problemy znikają.

Warto ustalić:

• sposób końcowego rozliczenia,
• obowiązek zwrotu dokumentów i sprzętu,
• dalsze obowiązywanie poufności,
• los rozpoczętych zamówień,
• zasady przekazania projektu,
• obowiązki związane z danymi,
• dalsze korzystanie z własności intelektualnej,
• które postanowienia pozostają w mocy po zakończeniu umowy.

Szczególnej uwagi wymagają umowy dotyczące projektowania, marketingu, grafiki, oprogramowania i innych rezultatów objętych prawami autorskimi.

Samo zapłacenie wykonawcy nie zawsze oznacza automatyczne nabycie wszystkich oczekiwanych praw.

Właściwy sąd również może mieć znaczenie

W umowach między przedsiębiorcami można w granicach przewidzianych prawem uregulować kwestie dotyczące sposobu rozwiązywania przyszłych sporów.

Strony mogą rozważyć:

• postępowanie przed sądem powszechnym,
• poprzedzenie procesu negocjacjami,
• mediację,
• arbitraż.

Nie ma jednego rozwiązania właściwego dla wszystkich firm.

Arbitraż może być atrakcyjny przy określonych dużych lub specjalistycznych sporach, ale w prostym sporze o stosunkowo niewielką należność nie musi być rozwiązaniem ekonomicznie najlepszym.

W umowach międzynarodowych szczególne znaczenie mają również prawo właściwe i jurysdykcja.

Podpisanie bez analizy klauzuli wskazującej sąd w innym państwie może istotnie zwiększyć koszty późniejszego dochodzenia roszczeń.

5. Podpisanie wzoru bez analizy prawnej, negocjacji i sprawdzenia wymaganej formy

Ostatni błąd łączy kilka problemów, które bardzo często występują jednocześnie.

Kontrahent przesyła swój wzór umowy, druga strona traktuje go jako „standardowy dokument” i podpisuje bez szczegółowej analizy.

Dopiero po pojawieniu się problemu okazuje się, że:

• odpowiedzialność stron jest nierówna,
• termin wypowiedzenia wynosi wiele miesięcy,
• kary dotyczą tylko jednej strony,
• prawa autorskie nie zostały prawidłowo uregulowane,
• kontrakt wskazuje obce prawo,
• dodatkowe koszty obciążają jedną stronę,
• zabrakło formy wymaganej dla konkretnej czynności.

„Standardowa umowa” również podlega negocjacjom

W relacjach B2B fakt, że kontrahent korzysta z własnego wzoru, nie oznacza, że jego zapisów nie wolno zmieniać.

Negocjacje powinny koncentrować się przede wszystkim na tych postanowieniach, które generują największe ryzyko.

Warto więc określić:

Co jest dla naszej firmy warunkiem koniecznym?

Z czego możemy zrezygnować?

Jakie ryzyko jesteśmy w stanie zaakceptować?

Co musi zostać zmienione przed podpisaniem?

Zamiast zgłaszać jedynie zastrzeżenie „ten paragraf nam się nie podoba”, warto przedstawiać konkretną alternatywną treść.

To znacznie ułatwia negocjacje.

Szczególna forma umowy może decydować o jej skuteczności

Nie wszystkie umowy można zawrzeć w dowolny sposób.

Przy niektórych czynnościach przepisy wymagają zachowania szczególnej formy, a niezastosowanie się do tego wymogu może powodować bardzo poważne skutki.

Przykładowo szczególne wymagania dotyczą między innymi niektórych czynności związanych z nieruchomościami oraz przenoszeniem autorskich praw majątkowych.

Dlatego przed podpisaniem kontraktu warto odpowiedzieć na pytanie:

czy prawo wymaga dla tej konkretnej czynności określonej formy?

Nie należy przy tym zakładać, że zwykły e-mail zawsze odpowiada formie pisemnej w rozumieniu prawa.

Forma dokumentowa, pisemna i elektroniczna w rozumieniu Kodeksu cywilnego to odrębne pojęcia.

Analiza przed podpisaniem jest prostsza niż spór po podpisaniu

Najlepszym momentem na poprawienie niekorzystnego paragrafu jest etap negocjacji.

Po zawarciu umowy sytuacja wygląda zupełnie inaczej.

Jeżeli druga strona nie zgadza się na aneks, przedsiębiorca może zostać związany rozwiązaniem, którego wcześniej nie zauważył.

Analizując kontrakt przed podpisaniem, warto sprawdzić co najmniej:

• prawidłową reprezentację stron,
• zakres obowiązków,
• wynagrodzenie,
• sposób odbioru prac,
• odpowiedzialność,
• kary umowne,
• poufność,
• prawa własności intelektualnej,
• terminy,
• wypowiedzenie i odstąpienie,
• zasady rozliczenia po zakończeniu współpracy,
• prawo właściwe i sąd,
• wymaganą formę czynności.

Jak ograniczyć ryzyko jeszcze przed podpisaniem umowy B2B?

Najlepsza ochrona nie polega na tworzeniu możliwie najdłuższej umowy.

Chodzi o to, aby dokument odpowiadał rzeczywistemu modelowi współpracy.

Przed podpisaniem warto przeprowadzić prosty test:

Co się stanie, jeżeli kontrahent nie zapłaci?

Co się stanie, jeżeli nie wykona swojej części prac?

Czy możemy zakończyć współpracę?

Czy odzyskamy materiały i dokumenty?

Kto posiada prawa do rezultatów prac?

Gdzie będziemy prowadzić ewentualny spór?

Czy wiemy dokładnie, jak obliczyć wynagrodzenie?

Jeżeli na któreś z tych pytań trudno odpowiedzieć na podstawie treści kontraktu, warto ponownie przeanalizować jego postanowienia.

Czy każdą umowę B2B powinien sprawdzać prawnik?

Nie ma potrzeby angażowania rozbudowanego zespołu prawnego do każdej drobnej transakcji.

Znaczenie ma skala ryzyka.

Analiza prawna staje się szczególnie uzasadniona, gdy:

• kontrakt ma dużą wartość,
• będzie obowiązywać przez kilka lat,
• zawiera rozbudowane kary lub ograniczenia odpowiedzialności,
• dotyczy własności intelektualnej,
• jedna ze stron ma siedzibę za granicą,
• pojawiają się nietypowe zabezpieczenia,
• rozwiązanie umowy może być trudne,
• od kontraktu zależy istotna część działalności przedsiębiorstwa.

Warto też przygotować własne, sprawdzone wzory umów dla najczęściej powtarzających się transakcji i aktualizować je wraz ze zmianą modelu działalności.

Podsumowanie

Kosztowne problemy związane z kontraktami najczęściej nie zaczynają się na sali sądowej.

Zaczynają się znacznie wcześniej – w momencie, w którym przedsiębiorca nie sprawdził reprezentacji kontrahenta, zaakceptował nieprecyzyjne zasady rozliczeń albo podpisał wzór bez zastanowienia się nad konsekwencjami poszczególnych postanowień.

Pięć obszarów wymagających szczególnej uwagi to:

1. weryfikacja kontrahenta i osób podpisujących umowę,
2. precyzyjne określenie wynagrodzenia i płatności,
3. dopasowanie zabezpieczeń do rzeczywistego ryzyka,
4. jasne zasady rozwiązania umowy i rozstrzygania sporów,
5. analiza treści, negocjacje oraz zachowanie właściwej formy.

Dobra umowa nie powinna przewidywać wyłącznie scenariusza, w którym wszystko przebiega zgodnie z planem.

Powinna przede wszystkim odpowiadać na pytanie, co strony zrobią wtedy, gdy coś pójdzie nie tak.

To właśnie wtedy precyzyjne postanowienia mogą oszczędzić przedsiębiorcy znacznie więcej pieniędzy niż koszt ich przygotowania.

Najczęściej zadawane pytania – FAQ

1. Co zrobić, gdy umowę podpisała osoba bez odpowiedniego pełnomocnictwa?

Jeżeli osoba zawierająca umowę jako pełnomocnik nie posiadała umocowania albo przekroczyła jego zakres, zastosowanie może znaleźć art. 103 k.c. Ważność umowy zależy wówczas od potwierdzenia przez podmiot, w którego imieniu została zawarta. Druga strona może również wyznaczyć odpowiedni termin na jej potwierdzenie.

2. Czy można naliczyć karę umowną za niezapłacenie faktury?

Co do zasady kara umowna z art. 483 k.c. służy zabezpieczeniu wykonania zobowiązań niepieniężnych. W przypadku opóźnienia w zapłacie stosuje się przede wszystkim regulacje dotyczące odsetek i opóźnień w świadczeniach pieniężnych.

3. Czy każda kara umowna będzie egzekwowana w pełnej wysokości?

Nie. Jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana, dłużnik może żądać jej zmniejszenia na podstawie art. 484 § 2 k.c.

4. Czy umowa zawarta przez e-mail jest ważna?

W wielu przypadkach umowę można skutecznie zawrzeć poprzez elektroniczną wymianę oświadczeń. Trzeba jednak sprawdzić, czy dla konkretnej czynności ustawa albo wcześniejsze ustalenia stron nie wymagają szczególnej formy. Zwykła wiadomość e-mail nie jest tym samym co forma pisemna opatrzona własnoręcznym podpisem ani forma elektroniczna wykorzystująca kwalifikowany podpis elektroniczny.

5. Czy w umowie B2B warto wskazać sąd właściwy do rozstrzygania sporów?

Może być to bardzo praktyczne, szczególnie gdy przedsiębiorcy działają w różnych częściach kraju. Klauzula musi jednak odpowiadać przepisom dotyczącym właściwości sądu. Przy kontraktach międzynarodowych należy dodatkowo sprawdzić regulacje dotyczące jurysdykcji.

6. Co powinna zawierać klauzula poufności?

Warto określić między innymi zakres informacji poufnych, dozwolony sposób ich wykorzystania, osoby uprawnione do dostępu, okres obowiązywania poufności, wyjątki oraz konsekwencje naruszenia.

7. Czy umowa B2B musi mieć formę pisemną?

Nie każda. Wiele umów może zostać skutecznie zawartych także w innej formie. Są jednak czynności, dla których przepisy przewidują szczególne wymagania. Dlatego przed zawarciem ważniejszej umowy należy zweryfikować formę wymaganą właśnie dla danego rodzaju czynności.

8. Jak zabezpieczyć się przed wzrostem kosztów przy wieloletniej umowie?

Jednym z rozwiązań jest odpowiednio skonstruowana klauzula waloryzacyjna. Powinna jasno określać wskaźnik, częstotliwość zmiany ceny oraz sposób obliczenia nowego wynagrodzenia.

9. Czy wzór umowy przesłany przez dużego kontrahenta można negocjować?

Tak. Fakt, że dokument jest określany jako „standardowy wzór”, nie oznacza sam w sobie, że przedsiębiorca nie może zaproponować zmian. Przed podpisaniem warto wskazać postanowienia generujące największe ryzyko i zaproponować ich alternatywne brzmienie.

10. Kiedy warto zlecić prawnikowi analizę umowy B2B?

Szczególnie przy kontraktach o znacznej wartości, wieloletniej współpracy, umowach międzynarodowych, skomplikowanych zasadach odpowiedzialności, własności intelektualnej lub zabezpieczeniach. Im poważniejsze mogą być skutki błędu, tym większe znaczenie ma analiza przed podpisaniem dokumentu.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej dotyczącej konkretnej sprawy.